Effectieve en efficiënte OR vergaderingen: 4 tips

4 Tips voor een effectieve en efficiënte OR vergaderingen die resulteren in tijdwinst, meer output en OR-werkplezier.

Als OR-lid vergader je veel. Je hebt OR vergaderingen, OV vergaderingen, vaak ook nog informeel overleg en commissievergaderingen. Daarbij is het de bedoeling dat dát allemaal onder werktijd gebeurd. Het zou fijn zijn als die vergaderingen effectief en efficiënt verlopen, want er staat nog meer op je To-do-list van je werkdag. 4 tips voor effectieve en efficiënte OR vergaderingen lees je hier.

Tip 1 Bereid je voor
Onvoorbereid op een OR vergadering komen kost tijd en het haalt het niveau van de vergadering naar beneden. Een goed begin is het halve werk. Dus lees je stukken, schrijf vragen op en vorm alvast een mening of ideeën die je tijdens de vergadering aan de andere OR-leden kunt voorleggen. Dit levert enorm veel tijdwinst op en maakt het vergaderen ook nog eens dynamischer.

Tip 2 Een doelstelling per agendapunt
Een goede manier om efficiënt te vergaderen is vooraf een doelstelling te bepalen per agendapunt. effectieve en efficiënte OR vergaderingenDit geeft structuur en  richting aan de OR vergadering en behoedt je voor discussies over bijzaken.
De doelstelling omschrijft wat aan het einde van dat vergaderpunt het resultaat moet zijn. Dat kan zijn dat er een actielijst is opgesteld of een besluit is genomen. Maak het doel SMART en waak ervoor dat de doelstelling een overkoepelende missie is die de OR nastreeft. Bijvoorbeeld: We willen dat de communicatie in de organisatie verbeterd is. Dat behaald je tijdens de OR vergadering natuurlijk nooit, met als gevaar dat je niet goed weet wanneer een onderwerp ‘af’ is en door blijft vergaderen.

Tip 3 Breng  de BOB-structuur aan in de vergadering
BOB staat voor Beeldvormingsfase, Oordeelsvorming, Besluitvormingsfase. Het zijn 3 fasen die een vergaderonderwerp doorloopt. Je start met de Beeldvormingsfase. Deze fase heeft als doel om alle OR-leden hetzelfde vertrekpunt te geven voordat de inhoudelijke discussie van start gaat. Je bespreekt in deze fase o.a. wat het doel is en de vergaderwijze van het onderwerp. Ook behandel je nog eventuele verduidelijkingsvragen.
De Oordeelsvorming is bedoeld om alle meningen, kennis, ervaring en ideeën op tafel te leggen. Natuurlijk houd je hierbij rekening met het voorgestelde doel van dit onderwerp. Alles wat hier niet mee te maken heeft hoort ook niet thuis in deze discussie.
Als alle OR-leden hun informatie en meningen hebben gedeeld, ga je over naar de besluitvormingsfase. In deze fase beoordeel je de ideeën die uit de oordeelsvorming en neem je uiteindelijk een besluit.
Zorg ervoor dat iedereen op hetzelfde moment in dezelfde fase zit, als iedereen zijn eigen gang gaat is de structuur en de effectiviteit van de OR vergadering ver te zoeken.

Tip 4 Vermijd stokpaardjes door LSD
Iets waar iemand vol van is, wordt vaak te pas en te onpas ter sprake gebracht. Tot aan irritatie toe van de mede OR-leden. Door de stokpaardjes te negeren wordt het gedrag alleen maar erger en dat komt de efficiëntie van de vergadering niet ten goede. Het is vaak effectiever om wel aandacht te schenken en gehoor te geven. Dit verminderd de behoefte  van de ander om nog eens hetzelfde punt te maken. Dit doe je door de gesprekstechniek  LSD te gebruiken. Natuurlijk heeft het niks te maken met de bekende drug. LSD staat, in deze, voor; Luisteren, Samenvatten en Doorvragen. Je kunt vervolgens het stokpaardje ‘parkeren’, zonder een OR-lid te demotiveren voor de rest van de OR vergadering.

Meer weten over effectief en efficiënt vergaderen? Neem contact met me op.
Veel vergadersucces toegewenst!